Archivi in dissolvimento: un “male” che viene da lontano

“…non esiste evoluzione che non sia disorganizzatrice/riorganizzatrice nel suo processo di trasformazione o di metamorfosi”
Edgar Morin

 

Una premessa

La situazione generale, complessa e per certi versi non definita, in cui si trovano gli archivi, e in particolare gli archivi presenti sul territorio, vive un momento di grande transizione. Varie sono le emergenze a cui si è aggiungono le sollecitazioni conseguenti all’introduzione delle metodologie tecnologiche. L’introduzione dell’informatica ha prodotto nel tempo effetti tra di loro diversificati: dai primi entusiasmi per alcuni vantaggi concreti, alle difficoltà rilevate di acquisizione sia dei principi generali e speciali, sia delle tecniche archivistiche. Non si può nascondere che con l’adozione del supporto tecnologico vengono a mutare, assieme ad alcuni principi di base, anche talune procedure di gestione: ad esempio, in proposito possono evidenziarsi i mutati significati del rapporto tra documento e archivio, i criteri di organizzazione e registrazione, le modalità di conservazione, i mezzi propri della trasmissione, tutti elementi che, pur appartenendo alle caratteristiche naturali del bene, vengono condizionate dalla incidente qualità del supporto.[1]Già nel 1967 Leopoldo Sandri affermava che “conveniva abbandonare le concezioni aristocratiche del servizio archivio, sganciarsi […]in genere dell’ancoraggio mentale al documento antico e persuadersi di un fatto, che tale materiale era destinato a divenire la parte minore e che lo stesso supporto delle scritture di cui gli archivi, e l’archivistica, si interessavano, fermo un tempo alla trilogia papiro-pergamena-carta, era fatalmente destinato a comprendere ogni altra moderna forma di registrazione.[2]

La crescente penetrazione della tecnologia digitale ha determinato nell’universo documentario, genericamente inteso, una sorta di irrisolto sdoppiamento che comporta intersezioni e sovrapposizioni tra la sfera analogica e quella digitale. Ci troviamo sostanzialmente “a metà del guado” ancora legati a modelli costruiti sulle sedimentazioni analogiche ma inevitabilmente attratti dalle evoluzioni e dalle suggestioni del digitale. [3]

Ovviamente questo processo di “modernizzazione” e trasformazione, che interessa ormai da tempo tutta l’amministrazione pubblica, non si viene realizzando lungo un binario a sé stante, ma incrocia il processo di globalizzazione in atto. In una società oggi guidata dai dati, una moltitudine di dati che le amministrazioni si trovano a gestire come base di partenza per prendere decisioni informate, per governare il territorio, per fare analisi predittive, sembra passare in secondo piano il documento, la sua produzione, gestione e conservazione. Il mito della ricerca globale sulle banche dati e l’utilizzo delle tecnologie di information retrieval ha fatto ritenere che l’organizzazione archivistica fosse ormai superata. Ma l’unico modo per contestualizzare l’informazione all’interno del processo di produzione della catena documentaria è il fascicolo[4], strumento dimenticato e, per buona parte della pubblica amministrazione, ancora sconosciuto, e la corretta archiviazione delle serie[5]. Se è vero che l’ente funziona e agisce sulla base dell’organizzazione delle proprie “carte”, l’efficacia e l’efficienza nell’organizzazione significano, quindi, efficacia ed efficienza nel funzionamento dell’ente rispetto al farsi della sua azione. Insomma la gestione dei documenti è sempre stata “sapere strategico”,[6] anche se negli ultimi anni è diventata una attività minore,[7] dovuta anche allo sviluppo di apparati burocratici sempre più complessi, ma anche sempre più disarticolati, con un ampliamento anche dei settori di competenza.

A fronte poi di disposizioni normative che ormai da alcuni anni hanno contribuito a delineare un panorama nel quale il cartaceo sembra destinato a una rapida diminuzione, se analizziamo concretamente la realtà, rileviamo la presenza di non lievi difficoltà nell’opera di realizzazione di tali prospettive. Solo per portare un esempio, nel 2010 l’Unione europea ha varato la strategia “Europa 2020” per una crescita intelligente, sostenibile ed inclusiva, che individua per gli Stati membri una serie di obiettivi da raggiungere entro il 2020 tramite azioni concrete. L’Agenda digitale europea è una delle sette iniziative, faro di questa strategia. L’Italia ha recepito le indicazioni dell’Unione Europea e predisposto l’Agenda digitale italiana, assegnando all’Agenzia per l’Italia digitale (AgID) il compito di attuarla entro il 2020. I progetti elaborati sono molteplici e introducono cambiamenti significativi in ogni settore di attività. A fronte di un quadro normativo e di specifiche tecniche pressochè completo, che induce a ritenere che nelle pubbliche amministrazioni e nelle imprese i processi di dematerializzazione siano in fase avanzata e che stiano producendo i benefici desiderati, purtroppo la realtà non è esattamente questa.[8] La maggior parte degli enti soggetti all’applicazione del Codice dell’Amministrazione Digitale ha effettivamente acquisito ed implementato i nuovi strumenti tecnologici, ma lo ha fatto più per soddisfare un obbligo di legge che per ricercare un miglioramento della qualità e dell’efficienza dell’azione amministrativa.[9]

L’enorme proliferare della documentazione contemporanea disorienta e mette in difficoltà tanto gli archivisti quanto gli storici. Gli uni impegnati a trovare adeguata sistemazione ad archivi, tradizionali e digitali, che si sviluppano per veloci accrescimenti, gli altri intenzionati a non farsi sopraffare nelle loro ricerche dall’enorme quantità di documentazione conservata. In più la documentazione prodotta nell’attività amministrativa è aumentata quantitativamente ma ha parallelamente perso di contenuto; i dati presenti in ogni singolo documento sono spesso miseri e poco rilevanti, non solo in se stessi, ma anche rispetto al procedimento amministrativo di cui sono parte.

In una società dove la tecnologia e l’informatizzazione spesso viene vista spesso come un fine invece che come un mezzo, la dematerializzazione è veramente un “male” per gli archivi oppure li ha riportati al centro del dibattito? O forse il “male” va ricercato in un lungo processo di perdita del valore dell’archivista da una parte e il venir meno dell’obbligo sociale che le istituzioni pubbliche hanno verso i loro rappresentati? Si può parlare di dissolvimento della percezione dell’archivio? E gli enti pubblici, da sempre scarsamente protetti e ai margini dell’attenzione, possono considerarsi emblema del dissolvimento?

 

Un “male” che viene da lontano?

Nel 1803 l’introduzione in Italia del sistema di gestione della documentazione delle amministrazioni pubbliche secondo il sistema “protocollo/titolario” segnò una svolta, forse potremmo definirla una rivoluzione, nell’ordinamento degli archivi.[10] Essa ha rappresentato una cesura nella storia degli archivi italiani, intesa come storia dei modelli organizzativi, tale da far dire a molti studiosi che da quel momento inizia l’“archivio moderno”.[11] Non si trattò di un rivolgimento nella tenuta delle carte fine a se stesso, ma dell’adeguamento dell’organizzazione degli archivi al mutato scenario politico, giuridico e amministrativo che si era andato delineando in Italia dal 1796. Il nuovo regime aveva imposto un diverso modello amministrativo di fronte ad una società in rapida evoluzione nella quale l’archivio stesso, in quanto istituto dotato di una sua fisicità e spazialità, calato nel tempo e nella storia, si evolveva e mutava rapidamente, proprio in virtù del suo essere espressione tangibile e concreta della società civile. Con la sua forma decisamente innovativa, il protocollo introdusse sostanziali cambiamenti, rendendo le procedure più agili e offrendo risultati ispirati ad una maggiore razionalità ed organicità.[12] La normativa della Restaurazione prima e dell’Italia unita poi, riprenderà l’impostazione generale data dalle disposizioni napoleoniche accentuando però l’aspetto meramente burocratico dello strumento a scapito delle sue valenze organizzative. Così il R.D. 8 giugno 1865 n. 2321, all. A, “Regolamento per l’esecuzione della legge sull’amministrazione comunale e provinciale”, annesso alla legge del 20 marzo 1865 con il quale venne prescritto l’obbligo del registro di protocollo “per le lettere tutte pervenute all’ufficio comunale e di quelle spedite dal medesimo”, il R.D. 19 settembre 1898 n. 394 “Regolamento di attuazione della legge sull’Amministrazione comunale e provinciale” che tra i registri dell’ufficio comunale includeva quello di “protocollo per l’annotazione, in ordine di data, degli atti che pervengono all’ufficio comunale e di quelli da esso spediti”.[13] Con Regio Decreto 5 marzo 1874 n. 1852, le competenze inerenti agli archivi furono poste alle dipendenze del Ministero dell’Interno. Già l’anno successivo veniva emanata la normativa che stabiliva l’ordinamento generale degli Archivi di Stato con la quale ci si preoccupava anche di regolamentare la tenuta delle carte da parte delle amministrazioni non centrali del Regno, delle magistrature, dei corpi morali e delle curie diocesane.[14]Ciò nonostante, prefetti ed ispettori lamentavano l’impossibilità di operare in sede locale a causa del disordine in cui versavano le carte delle amministrazioni locali. Il 30 luglio 1882 fu diramata a tutte le Prefetture la circolare n. 8700 “Sulla conservazione degli antichi archivi dei comuni”. Si invitava i prefetti a “vigilare e curare, quanto possibile, la migliore conservazione di archivi, che racchiudono le testimonianze di diritti pubblici e privati, e di tanta storia nazionale”.[15]L’emanazione della circolare Astengo nel 1897, a dodici anni di distanza, testimonia come, nonostante gli sforzi, la ricerca della soluzione del problema si fosse dimostrata impossibile in sede locale e potesse venire solo da un dettato del potere centrale in materia. Ci vollero trenta anni affinchè il provvedimento venisse adottato e non tutti i comuni adottarono il sistema suggerito.

Nel 1939 venne prevista una rete archivistica per cui in ogni capoluogo di provincia doveva essere presente un Archivio di Stato. La rete venne sostanzialmente confermata dalla successiva normativa, in particolare dal DPR 1409 del 1963. Raccogliendo negli Archivi di Stato la memoria documentaria dello Stato, si voleva soprattutto sottolineare l’affermazione e il consolidamento dello Stato, della sua centralità, della sua organizzazione, nonché il ruolo predominante che doveva essergli riconosciuto nel farsi e diventare Nazione. Lo Stato, tramite gli Archivi di Stato, intendeva trasmettere alla posterità soprattutto la propria memoria sia quella passata che quella recente. “Gli Archivi statali conservano gli archivi degli stati pre unitari” nonché quelli “degli organi legislativi, giudiziari e amministrativi dello Stato non più occorrenti alle necessità ordinarie di servizio” si legge nella già ricordata legge del 1963[16] (e così più o meno nelle leggi precedenti e successive).

Di fatto fu la documentazione passata a ricevere, e per lungo tempo, cure più mirate e maggiore attenzione conservativa, e ciò anche per il minor interesse che gli ambienti storici e culturali, con cui quelli archivistici e politici si confrontavano mostravano riguardo alla storia e alla documentazione contemporanea. Per quanto riguarda la documentazione prodotta da soggetti pubblici non statali e da privati è da ricordare che nessun provvedimento normativo ne ha previsto la conservazione presso gli Archivi di Stato ma tramite le Soprintendenze si è limitato ad esercitare la vigilanza. Una esigua parte di archivi non statali si trova negli Archivi di Stato, mentre la maggior parte in sedi e luoghi di fortuna, non sistemate in idonee scaffalature, non trattate da persone professionalmente capaci, con una vita conservativa difficile. L’eredità del passato si concretizza negli archivi odierni che soffrono di varie emergenze: si parla di mancanza degli spazi e degrado dovuti alla scarsa capacità organizzativa degli amministratori; disorganizzazione e difficoltà della gestione di carta e carte, fino alla difficoltà, o assenza, del concetto (e attività) di selezione, operazione che può condurre a due conseguenze, o la conservazione permanente, o lo scarto della documentazione non più utile a fini amministrativi.

Dopo il R.D. n. 35 del 25 gennaio 1900, prima norma erga omnes per tutte le pubbliche amministrazioni, con cui si dettavano alle amministrazioni centrali i criteri di gestione e di organizzazione dell’ufficio protocollo, dell’archivio corrente e dello storico, si dovrà aspettare quasi cento anni per registrare l’emanazione di una normativa specifica.[17] E mentre le amministrazioni pubbliche si sono modificate nel tempo, essendo state dilatate le loro competenze ed allungato il raggio della loro azione, i criteri di gestione sono rimasti gli stessi, e sono lentamente entrati in disuso. Il risultato è stato che ogni pubblica amministrazione si è organizzata con proprie regole e criteri, introducendo soluzioni comportamentali che sono diventate regola e dando vita a una struttura organizzativa personalizzata che nel corso del tempo si è consolidata e ha influenzato il funzionamento stesso dell’istituzione.

Il pessimo stato in cui versavano (e versano tuttora) i sistemi documentari pubblici era stato denunciato più volte dagli archivisti, soprattutto da parte dei tecnici che operavano nel settore con compiti di tutela, senza tuttavia determinare cambiamenti significativi.[18] Un primo segnale significativo di svolta fu dato dalla legge 241/1990 che stabiliva “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e diritto di accesso ai documenti”. Il provvedimento gettava le basi per definire anche un nuovo modello di gestione dei flussi documentali in sintonia con lo sviluppo di un’azione pubblica più snella ed efficace, basata sul controllo dei procedimenti e sull’accesso allargato all’informazione. I criteri di sedimentazione, gestione e conservazione dell’archivio acquistano rilevanza esterna e diventano, dunque, strumenti essenziali nel perseguimento degli obiettivi primari dell’organizzazione.[19] Il risultato si concretizza il 20 ottobre 1998 con il D.P.R. 428, che abroga il R.D. 35/1900, e che stabilisce le norme per la gestione informatica dei documenti da parte delle amministrazioni pubbliche. Due anni dopo, il 31 ottobre del 2000, il D.P.C.M. detta le regole tecniche per l’attuazione di quanto statuito due anni prima.

Il vuoto legislativo e regolamentare colmato con il passaggio da una norma cronologicamente ormai obsoleta, ad una innovativa e informatica ha provocato però un fenomeno assimilabile a quello verificatosi negli anni Settanta quando gli elaboratori elettronici diventano il centro del dibattito mondiale per il loro potere di dequalificazione del lavoro. Questo passaggio è dirompente per l’archivistica (e per gli archivisti!). Se gli Archivi di Stato conservano solo documentazione con valore principalmente storico, e se la stragrande maggioranza degli archivisti, fino a non moltissimo tempo fa, si era formata o proveniva da quel mondo, è ovvio che la disciplina si sia ridotta a quell’ambito cronologico. Ciò ha determinato, specie dopo la costituzione del Ministero dei Beni Culturali,[20] una implicita e sostanziale riduzione dell’archivista a studioso di documenti con prevalente valore storico. Una ulteriore bipartizione poi è subentrata tra chi fa del lavoro tradizionale dell’archivista, dalla schedatura all’ordinamento, la ragion d’essere della professione e chi ritiene che quel lavoro, non sia certamente inutile, ma sia semplicemente la tecnica di una disciplina che ad esso non è riconducibile, in quanto scienza che si occupa della metodologia della gestione documentaria.

Le problematiche di conservazione ed ordinamento della documentazione storica sono diventate preponderanti rispetto alla gestione degli archivi correnti e della documentazione “moderna”, quasi a voler affermare, pur negandolo in dottrina, che la divisione del Brenneke tra Registratur ed Archiv[21] con tutte le sue logiche conseguenze, era sostanzialmente fondata.[22]

Nonostante nelle intenzioni dei legislatori ed anche degli estensori del successivo T.U. , il D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, fosse espressa ed evidente la volontà di armonizzare il contenuto fortemente innovativo di quanto prescritto con le disposizioni riguardanti la documentazione amministrativa “tradizionale”, di fatto la rapida evoluzione della normativa sul protocollo e sui documenti elettronici ha generato una bipartizione di competenze in base alla quale si configurò un prima e un dopo, un tradizionale e un modermo, con il protocollo informatico spostato in avanti e l’archivio confinato nel tradizionale e nel passato. Ritenendo che l’uso strumentale della tecnologia fosse di per sé sufficiente a legittimare la piena competenza dell’informatica a correttamente avvicinarsi ad un problema prima di tutto documentale ed organizzativo, si è ritenuto di far produrre applicativi basati sulla legge dell’offerta e non della domanda. Data la complessità della progettazione del sistema di gestione documentale, molte amministrazioni sospendono o eludono l’attività di classificazione adducendo motivazioni varie legate all’osbsolescenza dei titolari o la scarsa qualificazione professionale degli addetti, evitando di affrontare il problema del passaggio da un sistema di stoccaggio ad uno di gestione. Questo è dovuto anche alla perdita di una cultura archivistica, amministrativa ed istituzionale sia da parte dei funzionari ma soprattutto dei dirigenti. Questa perdita di “sapere” comporta anche la sovrapposizione tra attività di classificazione e attività di archiviazione: la prima che è una operazione concettuale la seconda è un intervento attivo sul documento che ne assicura la sua vita amministrativa successiva e non predeterminabile all’atto della classificazione.[23]

La continua spinta al “mondo senza carta” sul versante normativo e politico, ha un impatto fortissimo sull’opinione pubblica. Di conseguenza, e per dare risposta agli urgenti bisogni di gestione degli archivi correnti, si ignorano gli effetti dell’abbandono della documentazione precedentemente prodotta. Da una parte, per molto tempo, si è avuta una prevalente considerazione per gli archivi cosiddetti “storici”, concentrando in particolare gli interessi verso i problemi relativi al riordinamento ed alla inventariazione, mentre in epoca più recente si è osservato un crescente risveglio verso i momenti della formazione, ovvero verso le modalità di organizzazione della documentazione corrente. Degli archivi di deposito[24], intesi in senso ampio, si è parlato e si parla poco, e quando si affrontano, i problemi sono quasi sempre legati alla mancanza degli spazi. Al momento attuale, rimarrà limitata allo stato delle cose il problema della costituzione dell’archivio cartaceo tradizionale, che dovrà peraltro essere reso accessibile all’utenza sia pure mediante la tecnologia informatica. La classificazione e l’indicizzazione sulle banche dati devono comunque prevedere e consentire l’accesso al documento cartaceo, qualora questo sia l’originale, ovunque esso sia materialmente collocato, e dunque riferirsi ad una precisa regolamentazione per la gestione, tenuta e tutela della documentazione. Quanto affermato apparirebbe una banalità se non fosse smentita da fattispecie concrete di azioni di programmazione e intervento sviluppate e proseguite in modo non conseguente al principio enunciato.

I rischi di un generalizzato ed incontrollato uso di tecnologie dell’informazione per la gestione della documentazione sono notevoli, soprattutto se non è adeguata la capacità dell’organizzazione di amministrare le nuove procedure. Se i problemi di gestione dell’informazione registrata non sono stati risolti sul piano tradizionale, non sarà certo l’informatica a sanare guasti ed errori. Tutt’altro! L’esempio più calzante è quello della selezione e scarto della documentazione. Se si ritiene di poter conservare tutto perché non ci sono più problemi di organizzazione fisica, è bene invece essere consapevoli che se lo spazio non costituisce un problema (almeno per ora), rimangono i costi di gestione: le risorse umane ed economiche necessarie ad amministrare in modo appropriato strumenti e tecnologie complesse, che richiedono esperienza e interventi continui di verifica sulla condizione fisica dei supporti e sulla sicurezza. Purtroppo è dato vedere una certa approssimazione da parte degli amministratori, per esempio quando confidano che la società erogatrice di servizi informatici sia in possesso del necessario know-how. L’ente pubblico appaltante dovrebbe invece possedere il proprio bagaglio di conoscenze specifiche che dovrebbe far confluire nel capitolato tecnico.

Anche i funzionari delle Soprintendenze archivistiche sono indotti quasi quotidianamente a confrontarsi con le conseguenze della massiccia introduzione della strumentazione informatica nelle amministrazioni pubbliche. In questo campo il processo di riorganizzazione degli archivi correnti li coglie spesso impreparati, non solo sul piano informatico, cosa abbastanza ovvia, ma quel che è peggio sul versante teorico-archivistico.[25]

 

In conclusione

Il “male” degli archivi di oggi viene da lontano e non è imputabile alla tecnologia di per sé, ma ad una lunga vacatio in cui c’è stato un disallineamento tra società e archivi. Sono mancati un’attenta riflessione multidisciplinare ed il coraggio di sperimentare, o forse la volontà, di confrontare la qualità dei nuovi strumenti  con i principi teorici e gli strumenti che costituiscono il fondamento dei sistemi di gestione dei documenti nel nostro paese. Le soluzioni per trovare metodi e strumenti validi per la gestione e la trasparenza dei sistemi informativi. Se prima dell’introduzione della tecnologia, in maniera significativa, non si classificava, non si formavano i fascicoli, si affidava la gestione, e prima conservazione, delle pratiche ai singoli servizi senza alcuna possibilità di governo unitario dei flussi documentali, se non esisteva archivio di deposito, se non come magazzino, ora si riparla di classificare, fascicolare, si parla di gestione dei flussi documentali, anche se ancora lontani dalla corretta applicazione.

La resistenza di parte della comunità scientifica verso gli archivi “moderni” e le modificazioni metodologiche e tecnologiche che questo comportava, non è stata una presa di posizione culturale o l’affermazione di presupposti teorici inconciliabili, bensì la difesa del proprio ambito consolidato di attività e di conoscenza. Sarebbe per gli archivisti un grave errore voler mantenere in vita, senza esercitare capacità critiche di riflessione e analisi anche anticipatrici e innovative, principi e metodi che si limitino ad una difesa di ciò che si fa “da sempre” sulla base di ragioni assai poco indagate, e, soprattutto, che non sappiano tener conto degli sviluppi che l’utilizzo di tecnologie avanzate già oggi permette di prefigurare. Tale evoluzione si è già per buona parte compiuta, specie nella fase di avvio, senza gli archivisti o con una scarsissima partecipazione di questi a momenti decisionali e di definizione della norma, lasciando spazio a “tecnologi” che hanno occupato lo spazio inopinatamente lasciato libero da quanti – per logica e tradizione – avrebbero dovuto presidiarlo e difenderlo, lasciando che “in questo chiaroscuro nascessero dei mostri”.[26] La gestione della risorsa archivio è un concetto culturale prima ancora di essere tecnico/operativo. Il compito della scienza archivistica è quello di sviluppare progettualità di più ampio respiro che sappia ricondurre alla dimensione che le è propria (cioè quella archivistica) le molteplici problematiche sottese alla nascita e alla crescita del sistema archivio.[27]

Sistemi funzionanti, ben impiantati e correttamente aggiornati richiedono strumenti specifici, piani di formazione e di aggiornamento, soprattutto indirizzati ai dirigenti, manuali di gestione veramente rispondenti alla organizzazione dell’ente (e non modelli scaricati dal web), il rapporto costante con le autorità archivistiche, che dovrebbero maggiormente presidiare il territorio. Si tratta nel complesso di regole semplici da attuare, una volta che si sia definito il disegno del sistema di gestione documentaria. La difficoltà riguarda piuttosto la fase di progettazione che prevede l’analisi puntuale delle attività e delle relative procedure di formazione dei documenti, utilizzando, se necessario, le metodologie di reingegnerizzazione dei processi.[28]Nell’ipotizzare i passaggi principali attraverso cui perseguire l’obiettivo, la teoria archivistica è posta al servizio di soluzioni e non di ipotesi teoriche, come ci ricorda Leonardo da Vinci quando scrive che “quelli che si innamorano di pratica sanza scienza sono come il nocchiero che entra navilio sanza timone o bussola, che mai à certezza dove si vada; sempre la pratica debbe essere edificata sopra la bona teoria”.

 

 

 

[1] A. Romiti, Gli archivi delle pubbliche amministrazioni: alcuni problemi dell’attualità, in Pubblica Amministrazione e gestione dei documenti. Metodi ed esperienze, a cura di A. Turchini e D. Simonini, Civita editoriale, 2008, p. 10.

[2] L. Sandri, L’archivistica, in “Rassegna degli archivi di Stato”, XXVIII, 1967, pp. 411-446, qui p. 419.

[3] F. Valacchi, La memoria integrata nell’era digitale. Continuità archivistica e innivazione tecnologica, San Miniato, Titivillus edizioni, 2006, p. 30. Valacchi cita Michele Santoro, A metà del guado. Riflessioni in controluce fra cartaceo e digitale, in “Biblioteche oggi: mensile di informazione aggiornamento dibattito”, vol. 18, n. 2 (mar), 2000, pp. 84-96.

[4] Sul tema G. Penzo Doria, Due osservazioni sul fascicolo archivistico, in Documenti e informatica, gli archivi correnti degli enti pubblici territoriali dell’Umbria, Atti del 2° incontro di lavoro, Terni, 3 ottobre 2000, a cura di G. Giubbini, Soprintendenza Archivistica per l’Umbria, Perugia, 2001, p. 102-111.

[5] L’attuale spinta alla dematerializzazione sta creando sempre più documenti digitali, ma sempre meno archivi. I sistemi, monadi isolate non interoperabili, creano documenti che si disperdono nei sistemi stessi e non generano il fascicolo.

[6] E. Lodolini, Archivistica. Principi e problemi, Milano, Angeli, 1995, p. 298

[7] Sul tema si può vedere anche O. Bucci, La gestione dei documenti come fattore del rendimento amministrativo, In S. Pigliapoco, La gestione dei documenti nelle pubbliche amminstrazioni. Un modello informatizzato, Rimini, Maggioli editore, 1996, pp. 5-28.

[8] A tal proposito basterebbe riflettere sul risparmio dei costi che oggettivamente è ancora lontano dall’essere.

[9] S. Pigliapoco, Progetto archivio digitale. Metodologia sistemi professionalità, Civita editoriale, 2016, pp. 9-11.

[10] L’uso del registro delle annotazioni della corrispondenza, in molti stati italiani, era già stato introdotto nel XVIII secolo, mentre l’introduzione del titolario di classificazione degli atti si deve all’attuazione delle norme per l’istituzione ed il funzionamento delle Prefetture ed amministrazioni comunali.

[11] E. Fregni, L’organizzazione dell’archivio corrente e di deposito comunale: sul rapporto tra classificazione, selezione e archiviazione, in Labirinti di carta. L’archivio comunale: organizzazione e gestione della documentazione a 100 anni dalla circolare Astengo, Atti del convegno nazionale Modena, 28-30 gennaio 1998, Ministero per i beni e le attività culturali, Direzione Generale per gli Archivi, 2001, p 120; Si può vedere anche A. Spaggiari, L’Archivio post-moderno delle pubbliche Amministrazioni, in Dal protocollo al computer. Gestione di archivi correnti, Modena, 1985, pp. 7-34; P. Carucci

[12] A. Romiti, Le principali sentenze sul protocollo delle amministrazioni pubbliche, Lucca, 1995, p. 19.

[13] R. Guarasci, Protocollo, classificazione e archivio nelle pubbliche amministrazioni, in Il protocollo nella Pubblica Amministrazione, a cura di L. Angelone, R. Guarasci, S. Pigliapoco, A. Rovella, F. Valacchi, Università della Calabria, Centro editoriale e librario, 2003, p. 32.

[14] R.D. 27 maggio 1875, n. 2552, artt. 3,15,22.

[15] F. Pizzaroni, La diffusione della circolare  ,Astengo attraverso la raccolta degli inventari degli archivi dei comuni italiani presso l’Archivio centrale dello Stato (1858-1997), in Labirinti di carta, op. cit. , p. 31.

[16] D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, art. 1

[17] R. Guarasci, Protocollo, classificazione e archivio nelle pubbliche amministrazioni, op. cit. p. 32

[18] M. Guercio, Gli archivisti italiani e la sfida dell’automazione: archivi correnti e nuovi documenti, in “Archivi per la storia”, 1992, 2, pp. 39-58.

[19] M. Guercio, La gestione dei sistemi documentari in ambiente digitale, in Documenti e informatica, op. cit. pp. 79-80.

[20] Qui si aprirebbe un altro fronte che interessa il ruolo degli archivi all’interno del Ministero dei Beni Culturali, ruolo marginale dovuto alla loro stessa natura, scarsamente appetibili come gli altri beni culturali, penalizzati dalle scarse risorse investite. Gli archivi, anche e soprattutto a livello locale , sono in troppi casi istituzioni sconosciute ai cittadini che, a differenza di quanto avviene per musei e biblioteche, non li avvertono come patrimonio della colletività. Un’analisi interessante è riportata da F. Valacchi, Archivi storici: per una cultura della gestione, in “Culture del testo e del documento, 2006, n. 19/200, pp. 19-36.

[21] A. Brenneke, Archvistica, trad. it. di R. Perrella, Milano, 1968.

[22] Così R. Guarasci, Documenti, archivi e knowledge management: termonologia e semantica, in Documenti & Archivi,  Quaderni del Dipartimento di Linguistica, Università della Calabria, 20, 2002, p. 11

[23] Utile a tal proposito rileggere il saggio di A. Antoniella, Archivi moderni e principi archivistici, in “Studi in onore di Arnaldo d’Addario”, I, Lecce, 1995, pp. 19-41.

[24] Per gli archivi locali si può vedere M. Borgioli, Archivi comunali (di deposito)e trasparenza amministrativa (sistemi informativi-informazione: un’indagine a livello locale), in “Archivi &Computer”, 1997, 6, pp. 403-410.

[25] Così Diego Robotti nel saggio D. Caffaratto, D. Robotti, Archivi di carta, archivi di vetro. L’archivio e il sistema informativo comunale, in Labirinti di carta, op. cit. pp. 357-366, qui p. 357.

[26] Scriveva Antonio Gramsci con una formula citata spesso in questo periodo.

[27] F. Valacchi, Progettare per tutelare: linee guida per un intervento di valutazione ed ottimizzazione della risorsa archivio, in Documenti e archivi, op. cit. pp. 39-70

[28] La constatazione di scarsi risultati ottenuti nel primo periodo dell’automazione ha determinato la nascita, all’inizio degli anni Novanta, del business process reengineering (BPR). Si può vedere a riguardo Reingegnerizzazione dei processi e impiego delle tecnologie: due modalità da integrare per il cambiamento, in “Informazioni. Bollettino dell’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione”, 1997, 6, pp. 12-35.

 

 

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